生成AI・RPA・API連携の役割を、問い合わせや受注登録の工程で比較。人が確認する範囲、例外処理、運用費用、開発会社へ伝える情報を整理します。
生成AIとRPAは「判断する工程」と「実行する工程」で使い分ける
生成AIは文章の要約・分類・下書きなどを支援し、RPAは決められた手順で画面操作を繰り返す仕組みです。ただし、製品によって両方の機能を組み合わせられます。自動化したい業務を工程に分け、規則で処理する部分、AIに候補を出させる部分、人が承認する部分を決めることが、選定の出発点です。
例えば問い合わせ対応なら、内容の分類や返信案の作成をAIが支援し、承認済みの情報を既存システムへ登録する処理をAPIやRPAで行う構成が考えられます。本記事の例は設計の考え方であり、特定の導入実績や削減率を示すものではありません。
生成AI・RPA・API連携の違い
| 方式 | 向いている工程 | 確認したい点 |
|---|---|---|
| 生成AI | 自由記述の分類、要約、文章の下書き | 誤りの評価、根拠、人の確認範囲 |
| RPA | 手順が決まった画面入力やファイル操作 | 画面変更、ログイン、例外時の停止 |
| API・プログラム | 仕様が明確なデータ取得・照合・登録 | 認証、更新制限、二重登録、障害時の再実行 |
Microsoftは、Power Automateのデスクトップフローを反復するデスクトップ操作の自動化として説明しています。またAI Builderでは、業務フローで利用するAIモデルや生成AI機能を扱えます。製品の機能名だけで決めず、実行環境や利用条件を確認します。デスクトップフローの公式説明／AI Builderの公式説明
「注文メールを受注システムへ登録する」を分解してみる
- 受け取る：メールや添付ファイルの取得方法を決めます。取得権限と対象フォルダを限定します。
- 読み取る：定型CSVなら規則処理、不定形の文章ならAIによる抽出など、形式に合わせて方法を選びます。
- 照合する：商品コード、金額、数量をマスターと照らし合わせます。数字の整合性まで生成AI任せにしません。
- 確認する：不足項目や判断できない内容は担当者へ戻します。確認済みの記録を残します。
- 登録する：APIが利用できるか確認し、画面操作が必要な場合はRPAを検討します。処理済みかを識別して再実行時の二重登録を防ぎます。
「一つのAIで全部行う」という前提を置かないことが大切です。既存システムの機能、表計算の整形、API連携だけで改善できる工程もあります。
選定前に用意したい5つの情報
- 月に何件処理し、誰が何分かけているか
- 正常な入力だけでなく、差し戻し・訂正・例外のサンプル
- 利用中のシステムにAPIやデータ出力機能があるか
- 自動実行してよい操作と、承認が必要な操作
- 入力データの機密性、外部サービスへの送信可否、保存期間
まずは一つの業務に範囲を絞り、現在の作業を記録します。実行件数だけでなく、失敗時の手直しや担当者の確認時間も含めると、導入後の比較条件が揃います。
費用は初期開発と運用を分けて比べる
比較するのは開発費だけではありません。RPAの実行環境・利用ライセンス、AIの利用料、連携先の仕様変更への対応、監視、担当者の確認作業を含めます。無人実行と有人実行、利用するプランによって条件が変わるため、料金は各サービスの公式情報と見積もりで確認してください。
検証では、同じ入力を複数回処理したときの結果、システムが停止したときの復帰、訂正や取消が発生したときの対応を確かめます。「動いた」というデモから、日常業務で使える条件へ進めるための確認です。
開発会社へ相談するときの伝え方
「AIを入れたい」より、「受注メールを読み、マスターと照合し、担当者の承認後に登録したい。ただし変更・取消は人が対応したい」のように、開始条件と終了条件を伝えます。成果物として、業務フロー、例外一覧、確認画面、連携仕様、運用手順のどれを依頼するかも整理しましょう。
関連：API・業務システム連携の二重処理を防ぐための整理、生成AI導入の費用対効果を評価する方法
よくある質問
生成AIがあればRPAは不要になりますか？
一律にはいえません。文章を扱う工程と、既存画面を操作する工程は役割が異なります。APIの有無や運用条件に応じて組み合わせます。
Excelの集計にも生成AIを使うべきですか？
計算規則が明確なら、関数、データ変換、SQLなどの決まった処理を先に検討します。生成AIは要件整理や説明文の下書きなどを補助できますが、計算結果は元データと照合します。
何から検証すればよいですか？
入力と出力を特定でき、担当者が結果を確認できる小さな工程から始めます。正常系と例外系の両方を用意し、実行時間と手直しの負担を比較します。
自社の業務に合う自動化の範囲を整理する
For fは、業務・データの整理から、AI機能、既存システムとの連携、運用までを支援します。利用したい製品が決まっていない段階でも、現在の作業を起点にご相談いただけます。
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公式資料の確認日：2026年10月26日。製品の提供条件・料金・機能は変更される場合があります。
