01 / CAPABILITY
物件管理・営業データ統合
空室数が部署で違う理由は、申込中や修繕中、管理終了をどう扱うかにあることがあります。集計日と対象物件を固定し、状態の定義から合わせます。
物件、部屋、契約、対応履歴を結び、空室・更新・修繕の確認を一つの画面から進められる基盤を作ります。台帳ごとに異なる定義や管理対象を整理します。
データ・評価・支援範囲を見る ↗REAL ESTATE / OVERVIEW
物件の情報を、
管理の行動につなぐ。
物件台帳、契約、問い合わせ、修繕履歴をつなぎ、担当者が必要な事実を確認できる業務基盤へ。物件管理の可視化と、根拠を残す文書AIを設計します。
具体的な支援内容を見る ↓OPERATING MODEL設計例
- 01物件・契約・対応履歴
- 02棟・部屋・契約を識別
- 03空室・更新・修繕を確認
- 04担当者が対応を決める
業務とデータのつなぎ方を示す概念図。導入範囲に合わせて設計します。
現場の構造から、
課題を捉える。
住所の表記だけでは、棟・部屋・契約・管理期間の違いを区別できません。人、物件、契約を別々に識別し、現在の状態と過去の履歴を混同しない基盤が必要です。
想定するご担当者賃貸管理、仲介業務管理、オーナー対応、経営企画、情報システム
01 / 入力データ
- 物件・部屋・契約台帳
- 問い合わせ・修繕履歴
- 契約書・管理資料
02 / つなぐ条件
棟・部屋・契約を識別
対象と時点をそろえ、原本への経路を残す。
PRIORITY WORKFLOWS
まず、どの仕事を変えるか。
02 / CAPABILITY
契約・物件資料の文書AI
似た物件の契約条件を参照したり、改訂前の規約を答えに使うと誤案内につながります。検索前に物件・契約・権限を絞り、資料がないときは回答を保留する設計にします。
管理規約、設備資料、契約関連書類から必要な箇所を探す支援です。対象物件と資料の版を限定し、根拠・適用日・担当者の確認を組み込んだ画面を設計します。
データ・評価・支援範囲を見る ↗今ある情報から、
つなぎ方を考える。
新しいシステムの導入前に、データの所在・取得方法・更新担当を確認します。CSVや既存帳票で検証し、必要な連携だけを本開発へ進める方法もあります。
- 01物件・部屋・契約台帳
建物・部屋・契約の番号を分け、空室や契約切替で対応が変わる時期も記録します。
- 02問い合わせ・修繕履歴
契約期間・改訂日・解約予定と資料の閲覧権限を確認。物件名の似た別の契約を混ぜません。
- 03契約書・管理資料
問い合わせ・修繕の受付、手配、完了を追い、個人情報を必要としない集計では分離します。
管理システムと文書保管の更新を同期し、管理終了や担当変更を権限へ反映。保存・削除・監査記録の方針を既存の情報管理に合わせます。
データ・AIの設計思想 ↗A WORKFLOW IN PRACTICE
物件の確認待ちを、担当者に戻せる一覧へ。
以下は支援の進め方を示す想定例です。実際の導入事例や効果実績ではありません。
管理物件の問い合わせ履歴がメールと表計算に分かれている業務を想定します。建物と部屋を識別できる範囲から始め、契約情報を参照してよい担当者を整理します。
物件ごとに対応状況・次の確認事項・担当をまとめ、原本へ戻れる画面を試作。部屋番号が不明な問い合わせは自動で別物件へ割り当てず、確認待ちに残します。
この試作で持ち帰るもの
同じ建物の別部屋や、契約が切り替わった時期を含めて照合します。担当外の契約や個人情報が表示されないこと、未確認の問い合わせが消えないことを確認します。
相談時にあると具体化しやすい資料
- 匿名化した物件台帳・対応履歴のサンプル
- 建物・部屋・契約のIDと、担当者の閲覧範囲
- 未対応・手配中・完了の定義と引継ぎ手順
すべて揃っている必要はありません。資料の不足や取得条件の確認から整理できます。
DISCOVER → PROVE → BUILD
別物件の情報を混ぜず、担当者が必要な根拠を短時間で確認できるか。
一つの管理物件群と限定した文書種別・利用部署を対象にする。
似た物件の質問
名称や住所が似た物件、同じ号室の別棟を含め誤参照を確認します。
更新と終了
契約更新、管理終了、資料の差替えが検索結果へ反映されるか検証します。
権限差
担当外の物件や個人情報が回答・原本リンクから見えないか確かめます。
QUESTIONS BEFORE YOU START
ご相談前のよくある質問
複数の管理ソフトが混在していても可能ですか？
取得できる台帳とIDの関係を確認し、読み取り専用の統合から設計できます。
AIが契約書を自動で確定しますか？
文書の検索・抽出・下書きを支援します。正式な契約内容や対外回答は担当者が確認する前提です。
RELATED FIELD GUIDE
REAL ESTATE / GUIDE
不動産の文書AIは「最新版」と「対象物件」が重要：誤参照を防ぐ発注条件
管理規約や契約関連資料をAIで探す際に、住所だけで資料を結び付けない。物件・部屋・契約・適用日の整理と、根拠を人が確認する運用を解説します。
解説を読む ↗YOUR OPERATION / OUR STARTING POINT
いまの業務から、具体化する。
対象業務、使っているシステム、困っている資料や集計をお聞かせください。必要なフェーズ・成果物・前提条件を整理してご提案します。
不動産・物件管理の課題を相談する 費用・見積もりの考え方 ↗